Assistenten, die nicht wissen, wie sie diese 8 KI-Tools bedienen sollen, werden früher oder später den Chef wechseln. In der unter hohem Druck stehenden kollaborativen Umgebung des Jahres 2025 sind KI, künstliche Intelligenz und KI-Tools zu den Grundkompetenzen von Verwaltungs- und Geschäftsassistenten geworden. Beherrschen Sie große Modelle wie ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot und Google Gemini, um E-Mails, Zeitpläne, Dokumente und Materialien intelligent zu automatisieren und gleichzeitig die Arbeitseffizienz und -qualität zu verbessern und eine replizierbare Assistenten-Workbench zu erstellen.
1. Liste von 8 KI-Tools: vom Schreiben von Briefen bis zur Planung einer vollständigen Abdeckung
1. ChatGPT (General Generation and Communication Script)
KI-Tools sind gut darin, mehrere Versionen von E-Mails, offiziellen Dokumenten und Besprechungsprotokollen zu generieren, kombiniert mit Prompt Engineering, können Einladungsschreiben, Empfangsworte und Aktivitätsprozesse in Stapeln erstellen. Der Assistent erledigt auf intelligente Weise und schnell hochfrequente Textarbeiten.
2. Claude (Langform-Review und Compliance-Kontrolle)
Künstliche Intelligenz ist stabiler in System- und Vertragszusammenfassungen, und Claude kann mehrere Meinungen zusammenführen, Versionsvergleiche und Risikowarnungen generieren und Automatisierungs- und Konsistenzgarantien für Richtlinienentwürfe und abteilungsübergreifende Kommunikation bieten.
3. Microsoft Copilot (Microsoft 365 Workbench)
ruft nativ große Modelle in Outlook, Word und Excel auf, fasst automatisch E-Mails zusammen, schreibt offizielle Dokumente neu, generiert Formeln und Diagramme und hilft in natürlicher Sprache, um Terminplanung und Hauptbücher zu vervollständigen und einen intelligenten geschlossenen Kreislauf zu bilden.
4. Google Gemini (Workspace Collaboration)
ist tief in Gmail, Docs, Tabellen und Meet integriert, extrahiert automatisch Minuten und Aktionspunkte und gibt Zeitplanvorschläge. In Verbindung mit ChatGPT, um die Copywriting-Basis zu vervollständigen, ist Claude für das Korrekturlesen und die Überprüfung sensibler Wörter verantwortlich, um eine automatisierte Zusammenarbeit zu erreichen.
5. Notion AI (Wissensdatenbank und SOP-Hub)
Vereinheitlicht Besprechungsprotokolle, Prozess-SOPs und Handbücher für den Gästeempfang in der Wissensdatenbank, und Notion AI generiert automatisch Vorlagen, Versionsdatensätze und Erinnerungen, um einen KI-Tool-Asset-Pool für das Assistententeam aufzubauen.
6. Reclaim AI (Intelligent Scheduling and Prioritization)
Maschinelles Lernen analysiert die Geschäftigkeit und Priorisierung, generiert automatisch Zeitblöcke und Vorschläge zur Konfliktlösung; Nach der Interoperabilität mit den Minuten von Gemini oder Copilot werden die Aktionspunkte sofort in den Kalender eingetragen, und die Planung ist intelligent.
7. Zapier AI (Cross-Application Automated Orchestration)
ordnet Formulare, E-Mails, Formulare und Chats in Workflows ein und archiviert, benachrichtigt und erstellt automatisch Tabellen. Arbeiten Sie mit ChatGPT zusammen, um Texte zu generieren, Claude Korrektur zu lesen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, um eine End-to-End-Automatisierung zu schaffen.
8. Canva AI (Magic Design)
KI-Tool, Ein-Klick-Layout-Ankündigungen, Einladungen und Event-KV, Hochladen von Markenwörtern und Farben, um sich an mehrere Größen anzupassen; Korrekturlesen von Text und Stil mit ChatGPT und Claude, um visuelle und sprachliche Einheit zu gewährleisten.
2. KI-Workflow: vom Aufgabeneingang bis zur Closed-Loop-Archivierung
1. Informations- und E-Mail-Verarbeitung
(1) Verwenden Sie Copilot und Gemini, um E-Mail-Zusammenfassungen und Schlüsselpunktlisten zu erstellen, und ChatGPT, um Antwortentwürfe zu erstellen.
(2) Claude vereinheitlicht die Überprüfung von Formulierungen und sensiblen Wörtern, um Kommunikationsrisiken zu reduzieren.
(3) Zapier AI schreibt automatisch wichtige E-Mails und Anhänge in die Notion AI-Wissensdatenbank, um eine intelligente Ablaufverfolgung zu erstellen.
2. Meetings und Aufgaben werden umgesetzt
(1) Gemini oder Copilot generieren Meeting-Agenden und -Protokolle, und die Aktionspunkte sind klar und nachvollziehbar.
(2) Reclaim AI plant und vermeidet Konflikte automatisch nach Priorität.
(3) Notion AI aktualisiert den Aufgabenstatus und die SOPs synchron, um die Zusammenarbeit zu automatisieren.
3. Material- und Aktivitätsausführung
(1) ChatGPT-Ausgabeplan und -liste, Claude führt eine strukturierte Überprüfung und Risikowarnung durch.
(2) Canva AI generiert mehrendiges visuelles Material mit einem einheitlichen Stil.
(3) Zapier AI schreibt Registrierungs- und Feedback-Daten in die Tabelle, und die anschließenden Statistiken werden automatisiert.
3. Metriken und Governance-Baseline
1. Drei Arten von Kernindikatoren
(1) Effizienz: durchschnittliche E-Mail-Antwortzeit, Veröffentlichungszeit in Minuten und Verhältnis zur Reduzierung von Planungskonflikten.
(2) Qualität: Revisionsrunden von Dokumenten, Tipp- und Formatierungsfehlerquoten sowie abteilungsübergreifende Zufriedenheit.
(3) Abdeckung: Automatisierungs-Reichweite, KI-Beteiligungsrate, Trefferquote in der Wissensdatenbank.
2. Governance von drei Dingen
(1) Mindestberechtigungen und Protokollverfolgungen, Klassifizierung und Desensibilisierung sensibler Informationen.
(2) Wichtige externe Texte werden von Claude und Menschen doppelt überprüft, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
(3) Prompt Engineering und Style Library werden in der Versionierung von Notion AI verwaltet, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
3. ROI-Schnellberechnungsmodell
a. Sparen Sie menschliche Zeit = die Summe aus KI-Tool, Ghostwriting und Automatisierungszeit.
b. Qualitätsdividende = Verringerung der Nacharbeitsrate × Zeit pro Nacharbeit.
c. Umfassender ROI = (Einsparungen pro Arbeitsstunde + Qualitätsdividende) ÷ Investitionen in Tools und Schulungen.
4. 30-60-90 Tage Implementierungsroute
1. Die ersten 30 Tage: Aufbau der Basis
(1) Einrichtung eines Markenwörterbuchs, verbotener Wörter und einer Prompt-Engineering-Bibliothek, die von ChatGPT und Claude gemeinsam genutzt wird.
(2) Verwenden Sie Notion AI, um eine Wissensdatenbank und SOP zu erstellen, um eine einheitliche Vorlage zu erstellen.
(3) Aktivieren Sie die E-Mail- und Notizfunktionen von Copilot und Gemini, um Basisdaten aufzuzeichnen.
2. 31-60 Tage: Durchlaufen Sie den geschlossenen Kreislauf
(1) Greifen Sie auf Reclaim AI zu, um Zeitblöcke zu automatisieren und Konflikte zu lösen.
(2) Verwenden Sie Zapier AI, um Formulare, E-Mails und Formulare zu einem End-to-End-Workflow zu verbinden.
(3) Canva AI härtet visuelle Vorlagen, um wiederholtes Design und Layout zu reduzieren.
3. 61-90 Tage: Skalierung und Optimierung
a. Richten Sie ein dreizeiliges Kanban-Board für Effizienz, Qualität und Abdeckung ein und automatisieren Sie die narrative Berichterstattung.
b. Überprüfen Sie die Eingabeaufforderungen und Vorlagen monatlich und setzen Sie die Reinigung fort.
c. Erweitern Sie die Berechtigungshierarchie und die Stilbibliothek für abteilungsübergreifende Szenarien und arbeiten Sie intelligent und stabil.
Häufig gestellte Fragen (Q&A)
F: Welche KI-Tools sind die erste Wahl für Assistentenpositionen, um loszulegen?
A: Es wird empfohlen, ChatGPT und Microsoft Copilot oder Google Gemini als Ausgangspunkt für die Fertigstellung von Texten und Protokollen zu verwenden und dann Notion AI für die Erstellung von Wissensdatenbanken, Reclaim AI zur Lösung der Planung und Zapier AI für die Automatisierung in Serie zu verwenden, um einen intelligenten geschlossenen Kreislauf zu bilden.
F: Wie teilen ChatGPT und Claude ihre Arbeit im Assistentenszenario auf?
A: ChatGPT ist für Kreativität und Generierung mehrerer Versionen verantwortlich, geeignet für E-Mails, offizielle Dokumente und Prozesslisten; Claude ist verantwortlich für lange Artikel und Reviews, die sich für die Integration von Systemen, Verträgen und abteilungsübergreifenden Meinungen eignen, und das KI-Tool-Portfolio ist schnell und stabil.
F: Wie können Sie schnell Spezifikationsmaterialien erstellen, wenn es keinen Designer gibt?
A: Verwenden Sie Canva AI, um Bilder gemäß der Markenvorlage mit einem Klick zu generieren, die Kopie wird von ChatGPT generiert und von Claude Korrektur gelesen; Wenn eine erweiterte Bildverarbeitung erforderlich ist, kann sie mit Figma, Midjourney und Stable Diffusion verbunden werden, die vom Designteam verwendet werden, und behält dennoch Intelligenz und Automatisierung bei.
F: Wie kann ich feststellen, ob KI-Tools die Effizienz wirklich verbessern?
A: Verfolgen Sie Effizienz, Qualität und Abdeckung gleichzeitig: Reaktionszeit, Überarbeitungsrunden und automatisierte Reichweitenraten steigen gleichzeitig; Verwenden Sie Notion AI und Kanban, um Indikatoren zu festigen und monatlich nach ROI-Modellen zu überprüfen, um überprüfbare KI-Investitionen zu gewährleisten.
F: Wie werden Compliance- und Datenschutzrisiken kontrolliert?
A: Least Privilege, Log Trace und hierarchische Desensibilisierung werden übernommen; Wichtige ausgehende Texte werden von Claude und manuell überprüft. Alle SOPs und Vorlagen werden in der Notion AI-Versionierung verwaltet, und die KI-Tools sind vollständig überprüfbar.
