Les assistants qui ne savent pas utiliser ces 8 outils d’IA changeront tôt ou tard de patron. Dans l’environnement collaboratif sous haute pression de 2025, l’IA, l’intelligence artificielle et les outils d’IA sont devenus les compétences de base des assistants administratifs et commerciaux. Maîtrisez de grands modèles tels que ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot et Google Gemini pour automatiser intelligemment et automatiser les e-mails, les horaires, les documents et les matériaux, améliorer simultanément l’efficacité et la qualité du travail, et créer un établi d’assistant reproductible.
1. Liste de 8 outils d’IA : de l’écriture de lettres à la planification d’une couverture complète
1. Les outils d’IAChatGPT (General Generation and Communication Script)
sont bons pour générer plusieurs versions d’e-mails, de documents officiels et de procès-verbaux de réunions, combinés à une ingénierie rapide peut produire des lettres d’invitation, des mots de réception et des processus d’activité par lots. L’assistant effectue intelligemment et rapidement le travail de texte à haute fréquence.
2. Claude (examen détaillé et contrôle de conformité)
L’intelligence artificielle est plus stable dans les résumés de système et de contrat, et Claude peut fusionner plusieurs opinions, générer des comparaisons de versions et des avertissements de risque, et fournir des garanties d’automatisation et de cohérence pour les projets de politiques et la communication interdépartementale.
3. Microsoft Copilot (Microsoft 365 Workbench)
appelle nativement les grands modèles dans Outlook, Word et Excel, résume automatiquement les e-mails, réécrit les documents officiels, génère des formules et des graphiques, et assiste en langage naturel pour compléter la planification et les registres, formant ainsi une boucle fermée intelligente.
4. Google Gemini (collaboration sur l’espace de travail)
est profondément intégré à Gmail, Docs, Sheets et Meet, extrayant automatiquement les minutes et les actions et donnant des suggestions de calendrier ; Lié à ChatGPT pour compléter la base de rédaction, Claude est responsable de la relecture et de la vérification des mots sensibles pour réaliser une collaboration automatisée.
5. Notion AI (base de connaissances et centre SOP)
Unifie les procès-verbaux de réunion, les procédures opérationnelles normalisées de processus et les manuels de réception des invités dans la base de connaissances, et Notion AI génère automatiquement des modèles, des enregistrements de version et des rappels pour créer un pool d’actifs d’outils d’IA pour l’équipe d’assistants.
6. Reclaim AI (Intelligent Scheduling and Prioritization)
L’apprentissage automatique analyse l’activité et la hiérarchisation, génère automatiquement des blocs de temps et des suggestions de résolution de conflits ; Après l’interopérabilité avec Gemini ou les minutes de Copilot, les actions sont instantanément placées sur le calendrier et la planification est intelligente.
7. Zapier AI (Cross-Application Automated Orchestration)
enchaîne les formulaires, les e-mails, les formulaires et les chats dans les flux de travail, en archivant, notifiant et créant automatiquement des tables ; Coopérez avec ChatGPT pour générer des copies, Claude relire le ton et la conformité, en formant une automatisation de bout en bout.
8. Canva AI (Magic Design)
Outil d’IA : mise en page, annonces, invitations et événement KV en un clic, téléchargez les mots et les couleurs de la marque pour s’adapter à plusieurs tailles ; Relisez le texte et le style avec ChatGPT et Claude pour assurer l’unité visuelle et linguistique.
2. Flux de travail IA : de la réception des tâches à l’archivage en boucle fermée
1. Traitement des informations et des e-mails
(1) Utilisez Copilot et Gemini pour créer des résumés d’e-mails et des listes de points clés, et ChatGPT pour générer des brouillons de réponse.
(2) Claude unifie la revue des formulations et des mots sensibles pour réduire les risques de communication.
(3) Zapier AI écrit automatiquement les e-mails et les pièces jointes clés dans la base de connaissances de Notion AI pour former une trace intelligente.
2. Les réunions et les tâches sont mises en œuvre
(1) Gemini ou Copilot génère les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions, et les actions sont claires et traçables.
(2) Reclaim AI planifie et évite automatiquement les conflits en fonction de la priorité.
(3) Notion AI met à jour de manière synchrone l’état des tâches et les SOP pour automatiser la collaboration.
3. Exécution du matériel et de l’activité
(1) Plan de sortie et liste ChatGPT, Claude effectue un examen structuré et une alerte aux risques.
(2) Canva AI génère des supports visuels multi-extrémités avec un style unifié.
(3) Zapier AI écrit les données d’enregistrement et de retour d’information dans le tableau, et les statistiques ultérieures sont automatisées.
3. Indicateurs et base de référence de gouvernance
1. Trois types d’indicateurs de base
(1) Efficacité : temps moyen de réponse aux e-mails, temps de publication des minutes et taux de réduction des conflits de planification.
(2) Qualité : cycles de révision de documents, taux d’erreurs de frappe et de formatage, et satisfaction interdépartementale.
(3) Couverture : taux de portée de l’automatisation, taux de participation à l’IA, taux de réussite de la base de connaissances.
2. Gouvernance de trois choses
: (1) Permissions minimales et traces de logs, classification et désensibilisation des informations sensibles.
(2) Les textes externes clés sont revus deux fois par Claude et par des humains pour en assurer la conformité.
(3) L’ingénierie rapide et la bibliothèque de styles sont gérées dans la gestion des versions de Notion AI pour assurer la traçabilité.
3. Modèle de calcul rapide du retour sur investissement
a. Économisez du temps humain = la somme du temps d’écriture fantôme et d’automatisation de l’outil d’IA.
b. Dividende de qualité = Diminution du taux de reprise × du temps par retouche.
c. ROI complet = (économies d’heures de travail + dividendes de qualité) ÷ les investissements en outils et en formation.
4. Itinéraire de mise en œuvre de 30-60-90 jours
1. Les 30 premiers jours : construisez la base
(1) Établissez un dictionnaire de marque, des mots interdits et une bibliothèque d’ingénierie rapide, qui est partagée par ChatGPT et Claude.
(2) Utilisez Notion AI pour créer une base de connaissances et des SOP pour former un modèle unifié.
(3) Activez les fonctionnalités d’e-mail et de notes de Copilot et Gemini pour enregistrer les données de base.
2. 31 à 60 jours : Exécution de la boucle fermée
(1) Access Reclaim AI pour automatiser les blocs de temps et résoudre les conflits.
(2) Utilisez Zapier AI pour connecter des formulaires, des e-mails et des formulaires dans un flux de travail de bout en bout.
(3) Canva AI corrige les modèles visuels pour réduire la conception et la mise en page répétées.
3. 61-90 jours : mise à l’échelle et optimisation
a. Établissez un tableau Kanban à trois lignes pour plus d’efficacité, de qualité et de couverture, et automatisez les rapports narratifs.
b. Examinez les invites et les modèles sur une base mensuelle et continuez à les purifier.
c. Étendez la hiérarchie des autorisations et la bibliothèque de styles pour les scénarios interdépartementaux, et opérez intelligemment et régulièrement.
Foire aux questions (Q&R)
Q : Quels sont les outils d’IA de premier choix pour les postes d’assistant pour commencer ?
R : Il est recommandé d’utiliser ChatGPT et Microsoft Copilot ou Google Gemini comme point de départ pour terminer la rédaction et le procès-verbal, puis d’utiliser Notion AI pour la précipitation de la base de connaissances, Reclaim AI pour résoudre la planification et Zapier AI pour automatiser en série afin de former une boucle fermée intelligente.
Q : Comment ChatGPT et Claude se répartissent-ils le travail dans le scénario de l’assistant ?
R : ChatGPT est responsable de la créativité et de la génération de plusieurs versions, adaptées aux e-mails, aux documents officiels et aux listes de processus ; Claude est responsable des longs articles et des revues, adaptés à l’intégration des systèmes, des contrats et des opinions interdépartementales, et le portefeuille d’outils d’IA est rapide et stable.
Q : Comment pouvez-vous produire rapidement des matériaux de spécification lorsqu’il n’y a pas de concepteur ?
R : Utilisez Canva AI pour générer des images selon le modèle de marque en un clic, le texte est généré par ChatGPT et relu par Claude ; Si une vision avancée est requise, elle peut être connectée à Figma, Midjourney et Stable Diffusion utilisés par l’équipe de conception, tout en conservant l’intelligence et l’automatisation.
Q : Comment puis-je savoir si les outils d’IA améliorent vraiment l’efficacité ?
R : Suivez l’efficacité, la qualité et la couverture en même temps : le temps de réponse, les cycles de révision et les taux de portée automatisés augmentent ensemble ; Utilisez Notion AI et Kanban pour consolider les indicateurs et les réviser mensuellement selon les modèles de retour sur investissement afin de garantir des investissements vérifiables dans l’IA.
Q : Comment les risques de conformité et de confidentialité sont-ils contrôlés ?
A : Le moindre privilège, la trace de journal et la désensibilisation hiérarchique sont adoptés ; Les textes clés sortants sont révisés par Claude et manuellement ; Toutes les procédures opérationnelles normalisées et tous les modèles sont gérés dans la gestion des versions de Notion AI, et les outils d’IA sont entièrement vérifiables.
