KI-Artefakt für Verwaltungsassistenten: 7 Tools verabschieden sich von Überstunden. KI, künstliche Intelligenz und KI-Tools haben die Position des Verwaltungsassistenten vollständig eingenommen, und E-Mails, Zeitpläne, Dokumente, Erstattungen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit können intelligent und automatisiert werden. In diesem Artikel werden 7 renommierte Tools ausgewählt, kombiniert mit großen Modellen wie ChatGPT und Claude, um replizierbare Prozesse und Indikatoren zu liefern, die Verwaltungsassistenten dabei helfen, effizient und stetig zu arbeiten und sich wirklich von Überstunden zu verabschieden.
1. Liste von 7 KI-Tools: vollständige Abdeckung vom Schreiben von Briefen bis zur Planung
1. Microsoft Copilot (Microsoft 365).
KI-Tools sind tief in Office-Suiten integriert, die E-Mails in Outlook generieren und klassifizieren, offizielle Dokumente in Word neu schreiben, automatisch Tabellen generieren und Fehler in Excel korrigieren können, und Verwaltungsassistenten können die automatisierte Planung durchführen, Protokolle schreiben und Bücher in natürlicher Sprache erstellen, um ein intelligentes tägliches Leben zu schaffen.
2. Die KI von Google Gemini (Workspace)
ist nativ in Gmail, Docs, Tabellen und Meet eingebettet und fasst Besprechungen automatisch zusammen, organisiert Aktionspunkte und generiert Zeitplanvorschläge. Es kann mit ChatGPT verknüpft werden, um mehrere Versionen offizieller Dokumente zu vergleichen, und mit Claude zusammenarbeiten, um lange Dokumente zu überprüfen und zu bearbeiten, wodurch ein Prozess entsteht, der der Automatisierung und Compliance gleichermaßen Aufmerksamkeit schenkt.
3. ChatGPT (Allgemeiner Assistent)
ChatGPT ist gut im Brainstorming, im Verfassen von E-Mails, in Aktivitätsplänen und in der SOP-Ausgabe von Prozessen. Durch mehrere Aufforderungsrunden können Tagesordnungen, Moderatorenreden und offizielle Dokumentenpunkte generiert und verstreute Gespräche zu strukturierten Protokollen zusammengestellt werden, was die Implementierungseffizienz von KI-Tools erheblich verbessert.
4. Claude (Langtext- und Sicherheitsüberprüfung)
Claude verarbeitet lange Texte und Systemdokumente stabil und zuverlässig, was sich für Vertragszusammenfassungen, Systemzusammenstellungen und Risikowarnungen eignet. Verwaltungsassistenten können die Meinungen mehrerer Abteilungen in einer Versionsvergleichstabelle kombinieren, kombiniert mit der Rückverfolgbarkeit großer Modelle, um die intelligente Überprüfung zu stärken.
5. Notion AI (Wissensdatenbank und SOP-Hub)
Notion AI vereinheitlicht die Verwaltung von offiziellen Dokumentenvorlagen, Besucherempfangsprozessen, Erstattungsleitfäden und administrativen Ressourcenbüchern, generiert automatisch Versionsdatensätze, Überprüfungslisten und Erinnerungen und überträgt verstreute Erfahrungen in wiederverwendbare KI-Tool-Assets.
6. Reclaim AI (Intelligent Scheduling) Maschinelles
Lernen analysiert automatisch Geschäftigkeit und Prioritäten, generiert Kalenderzeitblöcke und Vorschläge zur Konfliktlösung. Nach der Interoperabilität mit Gemini- oder Copilot-Meeting-Protokollen können Aktionspunkte in ausführbare Zeitpläne für die End-to-End-Automatisierung umgewandelt werden.
7. Zapier AI (Cross-App Automation) verwendet KI-gesteuerte Workflows
,um E-Mails, Formulare, Formulare und Chat-Nachrichten zu verbinden, Formulare automatisch zu erstellen, Benachrichtigungen zu senden und zu archivieren. Arbeiten Sie mit ChatGPT zusammen, um Texterstellung zu generieren, und Claude mit dem Korrekturlesen, wodurch eine integrierte Automatisierungsverbindung von der Eingabe bis zur Ausgabe entsteht.
2. KI-Workflow für Verwaltungsassistenten: vom Empfang von Aufgaben bis zur Archivierung im geschlossenen Kreislauf
1. E-Mail- und Informationsfluss
(1) Verwenden Sie Copilot und Gemini, um E-Mails zusammenzufassen und zu priorisieren, und ChatGPT generiert schnelle Antwortentwürfe.
(2) Verwenden Sie Claude, um die Überprüfung sensibler Formulierungen und Compliance-Terminologie zu vereinheitlichen und so Kommunikationsrisiken zu reduzieren.
(3) Verschieben Sie wichtige E-Mails automatisch über Zapier AI an die Notion AI-Wissensdatenbank, um die intelligente Archivierung abzuschließen.
2. Besprechungen und Zeitpläne
(1) Verwenden Sie Gemini oder Copilot, um Tagesordnungen und wichtige Punkte zu erstellen, und Reclaim AI plant Besprechungen automatisch nach Priorität.
(2) Nach dem Treffen erstellte ChatGPT einen Entwurf des Protokolls, und Claude integrierte mehrere Meinungen, um einen endgültigen Entwurf zu erstellen.
(3) Aktionspunkte werden automatisch mit dem Kalender und dem Aufgabenblatt synchronisiert, und Notion AI erstellt eine Nachverfolgungsliste, um einen geschlossenen Automatisierungskreislauf zu gewährleisten.
3. Dokumente und Aktivitäten
(1) Der erste Entwurf des ChatGPT-Ausgabeplans, Claude führt die Struktur- und Logiküberprüfung durch, und Notion AI beschleunigt die Vorlagenbibliothek.
(2) Wenn visuelles Material benötigt wird, können Midjourney und Stable Diffusion schnell Poster und KVs erstellen, um Stil- und Größenspezifikationen zu vereinheitlichen.
(3) Schreiben Sie Registrierungsformulare und Anwesenheitsdaten über Zapier AI in Sheets oder Excel, und Copilot generiert automatisch Statistiken und Berichte.
3. Implementierungsmethode und quantitative Indikatoren: 30-Tage-replizierbarer Plan
1. Drei Schritte im ersten Monat
(1) Richten Sie eine Vorlagenbibliothek ein: Offizielle Dokumente, E-Mails, Besprechungsprotokolle und SOPs werden von ChatGPT erstellt, von Claude Korrektur gelesen und von Notion AI Versioning verwaltet.
(2) Zwei Automatisierungslinien: Reclaim AI verwaltet Zeitblöcke, und Zapier AI verbindet E-Mails, Formulare und Dokumente zu einer stabilen Verknüpfung.
(3) Messung und Überprüfung: Copilot oder Gemini geben wöchentliche Effizienzberichte aus, um die Abdeckung von KI-Tools zu quantifizieren und Arbeitskräfte und Zeit zu sparen.
2. Drei Arten von Schlüsselindikatoren
a. Effizienz: durchschnittliche Antwortzeit von E-Mails, Reduzierung von Terminkonflikten und Zeit von Minuten bis zur Veröffentlichung.
b. Qualität: Anzahl der Revisionsrunden von Dokumenten, Tipp- und Formatierungsfehlerquote, abteilungsübergreifende Zufriedenheit.
c. Abdeckung: Automatisierungs-Reichweite, KI-Engagement-Rate, Trefferquote in der Wissensdatenbank.
3. Compliance- und Sicherheits-Baseline
a. Datenminimierung und Einstufung von Berechtigungen, vertrauliche Dokumente werden innerhalb der Enterprise Suite einheitlich verarbeitet.
b. Ausgehende Schlüsselkopien müssen von Claude überprüft und manuell überprüft werden.
c. Alle Prozesse werden in Notion AI nachverfolgt, um die Rückverfolgbarkeit von Audits zu gewährleisten.
4. Checkliste für fortgeschrittene Fähigkeiten und Fallstrickvermeidung
1. Prompt Engineering und Stilbibliothek
(1) Erstellen Sie eine feste Eingabeaufforderungsvorlage für ChatGPT und Claude, einschließlich Tonfall, Objekt und verbotener Wörter.
(2) Konsolidieren Sie das Markenwörterbuch, das Signaturformat und die Kopfzeile in Notion AI, um intelligente Konsistenz zu gewährleisten.
(3) Midjourney und Stable Diffusion speichern gemeinsame Stilparameter, um die visuelle Einheit zu gewährleisten.
2. Systemverknüpfung und Notfallwiederherstellung
a. Reclaim AI wird in beide Richtungen mit dem Kalender synchronisiert, um wiederholte Termine zu vermeiden.
b. Zapier AI richtet Fehlerwiederholungen und Ausnahmebenachrichtigungen ein, um einen automatisierten stabilen Zustand zu gewährleisten.
c. Die manuelle Abdeckung ist den Schlüsselknoten vorbehalten, und wichtige E-Mails und Vertragszusammenfassungen müssen zweimal überprüft werden.
Häufig gestellte Fragen (Q&A)
F: Wie können KI-Tools die Effizienz von Verwaltungsassistenten deutlich verbessern?
A: KI-Tools standardisieren E-Mail-Zusammenfassungen, Terminplanung, Protokolle und Archivierung durch Automatisierung und Intelligenz. ChatGPT ist für die Erstellung des ersten Entwurfs verantwortlich, Claude ist für die Überprüfung und Zusammenführung langer Artikel verantwortlich, und Reclaim AI und Zapier AI ordnen den Prozess aneinander, um die manuelle Handhabung zu reduzieren.
F: Wie teilen sich ChatGPT und Claude die Arbeit in administrativen Szenarien auf?
A: ChatGPT konzentriert sich auf Kreativität und die Generierung mehrerer Versionen, die für E-Mails, offizielle Dokumente und Veranstaltungspläne geeignet sind; Claude ist spezialisiert auf Langform- und Risikocontrolling, geeignet für die Integration von Systemen, Verträgen und abteilungsübergreifenden Meinungen, und beides überlagert sich in Bezug auf Schnelligkeit und Zuverlässigkeit.
F: Wie kann man schnell Materialien herstellen, wenn es keinen Designer gibt?
A: Verwenden Sie KI-Tools wie Midjourney und Stable Diffusion, um Benchmark-Visionen zu generieren, verwenden Sie dann Copilot oder Gemini, um den Text zu setzen und neu zu schreiben, und bewahren Sie schließlich wiederverwendbare Vorlagen in Notion AI auf, um eine kostengünstige visuelle Produktionslinie zu bilden.
F: Wie kann ich den ROI der KI-Automatisierung bewerten?
A: Die Reaktionszeit, der Terminkonflikt und die Minuten werden als Effizienzindikatoren verwendet, und die Fehler- und Auslassungsrate sowie die Revisionsrunde werden als Qualitätsindikatoren verwendet. Überlagern Sie die eingesparte menschliche Zeit mit der Aktivitätskonvertierung und erstellen Sie eine monatliche Einkommensrechnung des KI-Tools zur Überprüfung.
F: Welche Tools sollten kleine und mittlere Teams zuerst verwenden?
A: Zuerst wurden ChatGPT und Notion AI verwendet, um Vorlagen und Wissensdatenbanken zu erstellen, dann wurde Reclaim AI eingeführt, um Zeitpläne zu lösen, und schließlich wurde Zapier AI verwendet, um E-Mails und Formulare automatisch zu verbinden, und nach und nach auf Gemini oder Copilot ausgeweitet, um kontrollierbare Upgrades zu erreichen.
